« On pourrait penser qu’après dix années sur le même poste, on connaît tout et ça devient ennuyeux, mais pas du tout. J’en apprends tous les jours, encore aujourd’hui. L’entreprise ne cesse d’évoluer et on le ressent quotidiennement. »
Laurence Varlez est un peu comme la voix et le visage d’Ouvry : c’est la première personne qui nous accueille, que ce soit au téléphone ou à l’entrée du bâtiment lyonnais de la société Ouvry. A l’occasion de ses 10 ans au sein de la société Ouvry, Laurence nous raconte son expérience et son parcours en tant qu’Assistante administrative et commerciale chez Ouvry.
- Quelles sont vos principales missions ?
Elles se situent autour de trois domaines différents : l’accueil physique et téléphonique, la logistique et le commercial.
En ce qui concerne la logistique, je suis amenée à contrôler les commandes avant expédition, j’organise en partie l’enlèvement des marchandises, et je m’assure de leur bon acheminement.
Pour la partie commerciale, je gère les devis pour le domaine de l’agriculture, j’informe les clients des expéditions des commandes, j’édite les factures et les envoie après validation du service comptabilité. Je m’occupe aussi des relances de factures fournisseurs.
Je fais également un peu de jardinage, c’est moi qui arrose les plantes ! Rires
- Depuis votre arrivée chez Ouvry il y a 10 ans, vous avez vu évoluer et grandir la société. Racontez-nous comment vous avez vécu cette évolution et ce qui a changé en 10 ans ?
Depuis dix ans, la société a considérablement grandi : au début nous étions trois et aujourd’hui nous sommes plus d’une vingtaine de personnes ici au siège !
Lorsque j’ai commencé à travailler chez Ouvry, nous n’étions pas nombreux et donc nous devions tous être un peu généralistes, c’était parfois assez compliqué. Maintenant que nous sommes un nombre de collaborateurs plus conséquent, cela me permet de me recentrer sur les tâches principales de mon poste.
Au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux collaborateurs, nous avons créé de nouvelles procédures et de nouvelles règles pour mieux structurer la société et traiter un volume d’activité croissant : Par exemple, la gestion des documents commerciaux par un logiciel spécifique : avant, la gestion de l’inventaire, la saisie des devis et des factures se faisaient manuellement sur l’ordinateur. Cela a permis un gain de temps considérable et une baisse importante des erreurs lors de la saisie. En 10 ans, le fond de mon poste n’a pas changé, je me suis juste adaptée aux nouvelles procédures et règles que nous avons mises en place petit à petit.
Un autre exemple qui illustre bien l’évolution de la société Ouvry : quand je suis arrivée il y a dix ans, l’entreprise travaillait principalement sur un gros projet : le programme FELIN NBC pour l’armée française. Au fur et à mesure des années, l’entreprise a su diversifier considérablement ses types de clients et son catalogue de produits.
- Pouvez-vous nous décrire une journée type et ce qui vous motive au quotidien ?
Ma journée commence à 8h. Dans un premier temps je mets à jour et classe mes dossiers. Je fais du tri et jette tout ce qui ne m’est plus utile, c’est mon esprit minimaliste. Je fais la liste des choses à faire dans la journée, et j’essaie de la respecter au mieux. Ce n’est pas toujours évident puisque généralement, beaucoup de nouvelles tâches se rajoutent dans la journée et sont prioritaires.
À 9h00, c’est le début des appels et l’arrivée des livreurs. En fin de matinée, je fais le point sur les expéditions du jour afin que tout soit prêt à être expédié pour midi.
L’après-midi, je travaille sur toutes les tâches administratives, commerciales et logistiques habituelles. Enfin, en fin de journée, je programme les ramasses pour les expéditions du lendemain.
En fin de semaine, j’édite les factures correspondant aux commandes expédiées pendant la semaine pour validation auprès du service comptabilité.
Les journées sont toutes différentes selon les tâches supplémentaires prioritaires qui s’ajoutent au cours de la journée.
On pourrait penser qu’après dix années sur le même poste, on connaît tout et ça devient ennuyeux, mais pas du tout. J’en apprends tous les jours, encore aujourd’hui. L’entreprise ne cesse d’évoluer et on le ressent quotidiennement.
- Qu’est-ce que vous préférez dans votre poste ?
– La polyvalence
– Avoir une fonction de relais de l’information entre les divers services
– Le fait que la société Ouvry soit indépendante de toute entité extérieure : Cela est motivant et permet de se responsabiliser davantage : Chaque action effectuée a un impact direct sur le travail des autres collaborateurs et sur les clients, et on peut en constater rapidement les effets.
– C’est une société à échelle humaine, avec une ambiance « familiale » : Vous connaissez l’expression « On est tous dans le même bateau » !
– C’est assez valorisant de travailler dans ce secteur d’activité et de fournir des équipements de protection aux entités qui nous défendent (Hôpitaux, Armée, etc)
- Quel est votre passe-temps préféré ?
Pendant mon temps libre, j’aime lire, regarder des séries, me balader, voir mes amis…